Prozesse werden üblicherweise mittels BPMN (Business Process Model and Notation) dokumentiert. BPMN ist eine weit verbreitete Darstellungsart und wird entsprechend auch von vielen Tools unterstützt. Diverse Tools gehen dabei noch einen Schritt weiter und ermöglichen auch eine Prozess-Simulation. Die Prozessmodellierung und Prozesssimulation stärken das Prozessverständnis und legen schnell auch Schwachstellen im Prozess offen. Und natürlich bilden so dokumentierte Prozesse auch eine ideale Ausgangslage für eine allfällig spätere Anwendung von Process-Mining.
Prozessmodellierung mittels BMPN
An sich bedarf die Prozessmodellierung keine speziellen Tools. Prozesse lassen sich auch mit Stift und Papier oder Tools wie PowerPoint modellieren. Schwieriger oder aufwändiger wird es erst, wenn später Anpassungen vorgenommen werden. Wir zeigen hier beispielhaft die Anwendung Bizagi, welche nebst der Prozessmodellierung nach BPMN auch die Prozesssimulation ermöglicht.
Die Abbildung zeigt den Stand, welcher auch mit einfachen Zeichnungsprogrammen erstellbar ist. Spezialisierte Anwendungen wie hier Bizagi erlauben aber auch die Erfassung von Ressourcen, erwartete oder geschätzte Warte- und Verarbeitungszeiten pro Prozessaktivitäten, sowie den Aktivitätenkosten. Diese Werte werden besonders bei der Prozesssimulation interessant.
Um die Modellierungssprache selbst muss man sich mit solchen Tools nicht kümmern: Wie im Bild sichtbar ist das Set an grafischen Elementen sehr überschaubar. Vielmehr gilt es die verfügbaren Elemente korrekt anzuwenden. Hier helfen die Tools aber oft mit Validierungsfunktionen, damit am Ende ein gültiges BPMN-Dokument entsteht.
Toolunterstützte Prozesssimulation
Ist die Basis erst einmal geschaffen, lässt sich mit Tools wie Bizagi nun auch eine Simulation des Prozesses durchführen. Natürlich ist die Simulation mehr theoretischer Natur, da die eingesetzten Ressourcen oft auch noch anderen Tätigkeiten nachgehen und somit nicht exklusiv an dem einen Prozess arbeiten. Dennoch gibt die Simulation einen Eindruck über die Prozess-Performance. Damit stärkt die Simulation auch das Prozessverständnis: Schwachstellen oder Ressourcenengpässe können identifiziert werden.
Mit dem Prozess können nun verschiedene Szenarien simuliert werden: Was, wenn wir bei Aktion 1 mehr Ressourcen einsetzen? Was wenn wir bedingt durch einen Tooleinsatz bei Aktion 2 die Verarbeitungszeit verringern können? usw. Verschiedene Optionen lassen sich nun mittels der Prozesssimulation durchspielen, ohne eine Anpassung wirklich im Betrieb testen zu müssen. Daraus lassen sich weitere Optimierungsmöglichkeiten ableiten. Durch die verschiedenen Szenarien wird abermals das Prozessverständnis und dessen Wechselwirkungen weiter verbessert.
Datenbasierte Prozessanalyse
Die Prozessmodellierung und die darauf aufbauende Prozesssimulation sind erwünschte Sollzustände. Die Realität aber spielt oft anders. Es gibt oft mehr Prozessvarianten als eigentlich vorgesehen sind. Die Gründe dafür sind vielfältig. Wenn die nötigen Datenpunkte aber vorhanden sind, lässt sich mittels Process Mining Tools ein Prozessmodell herstellen. Diese wiederum lassen sich mit dem erstellen BPMN-Prozessmodell vergleichen und die Abweichungen diskutieren. Jegliche Prozessvarianten werden transparent aufgezeigt und lassen sich nach Durchlauf-Anzahl sortiert bewerten. Allenfalls machen gewisse, bisher unbekannte Prozessvarianten Sinn, da sie Usecases abdecken, an welche bisher nicht gedacht wurde.
Mittels Process Mining kann später nicht nur das modellierte Prozessmodell validiert werden, es lassen sich auch alle Prozessvarianten prüfen. Weiter können aus Process Mining die Verarbeitungszeiten des gelebten Prozesses entnommen werden, womit die Prozesssimulation präzisere Resultate liefern kann.
Dennoch: Um Prozesse zu verstehen, ist es nicht nötig, gleich mit Process Mining zu starten. Schon eine relativ einfache Prozessmodellierung kann bisher unbekannte Schwachstellen aufzeigen. Wie eingangs erwähnt: Prozessmodellierung und Prozesssimulation stärken das Prozessverständnis. Gerne helfen wir Ihnen bei der Analyse Ihrer Prozesse. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.