Fast jedes Unternehmen definiert Prozesse, um die diversen Aufgaben in gleichbleibender Qualität zu erfüllen. Die präzise Abarbeitung der diversen Arbeitsschritte anhand einer vorgegebenen Definition ist bekanntermassen der offensichtliche Schlüssel für mehr Effizienz. Eine prozessorientierte Organisationsgestaltung (oder Prozessorganisation) soll daher einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Die Erfolgswirkung lässt sich aber nicht allein mit dem Vorhandensein von Prozessdefinitionen messen. Was also sind die Ziele der Prozessoptimierung?
Prozesseffizienz verbessern
Prozesse werden dann besser, wenn die Durchlaufzeit verkürzt wird, die Prozessqualität besser, die Innovationsfähigkeit steigt und/oder die Prozesskosten gesenkt werden können. Diese vier Einzelziele steigern die Prozesseffizienz und werden in Form eines “magischen Vierecks” dargestellt.
Nachfolgend eine kurze Erklärung, was mit dem jeweiligen Einzelziel erreicht werden will, resp. warum diese im Rahmen der Prozessoptimierung eine Rolle spielen.
Durchlaufzeit
Der Faktor Zeit ist ein äusserst wichtiges Differenzierungsmerkmal im Hinblick auf Mitbewerber und Kunden. Lieferterminüberschreitungen als Beispiel führen nicht nur zu höheren Kosten (vgl. Cash-to-Cash Cycle Time), sondern können auch die Kundenzufriedenheit verringern, einen Imageverlust verursachen oder gar in Wettbewerbsnachteilen resultieren. Jene Unternehmen, welche es schaffen die Durchlaufzeit zu verringern, erhöhen ihre Prozessqualität, senken die Kosten (Economies of Speed) und können allenfalls gar höhere Preise für ihre Produkte erzielen. Daher wird der Durchlaufzeit-Optimierung grosse Bedeutung zugesprochen.
Qualität
Wenn Qualität im grösseren Sinne die Übereinstimmung der Kundenerwartung mit den tatsächlichen Eigenschaften einer Ware oder Dienstleistung misst, besagt die Prozessqualität die Übereinstimmung des gut definierten Prozesses mit dem effektiv gelebten Prozess. Qualitativ hochwertige Prozesse haben nur wenige oder gar keine Schleifen, welche durch vorausgegangene Fehlleistungen verursacht wurden. Da sich die Rahmenbedingungen auch für Prozesse stetig ändern (neue Lieferanten/Partner, Mitarbeiterwechsel/Reorganisationen, neue Softwarelösungen, äussere Beeinflussungen, usw.), können Prozesse niemals fertig optimiert sein und führen daher zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Innovation
Die Verbesserung der Innovationsfähigkeit lässt sich nicht dediziert auf die Prozesse abbilden. Vielmehr geht es um das Zusammenwirken von Produkt-, Prozess- und Strukturinnovation. Neuerungen sollen schneller, flexibler und effizienter umgesetzt werden können. Die aktive Einbindung der Mitarbeiter in die Prozessgestaltung und Prozessdurchführung trägt hier wesentlich bei, da dadurch deren Kreativität für Problemlösungen und Ideenfindung gezielt genutzt wird.
Kosten
Ein ebenfalls entscheidendes Kriterium für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens sind die Prozesskosten. Die Prozesskosten setzten sich nicht nur aus den Kosten für die Durchführung der einzelnen Aktivitäten eines Prozesses zusammen, sondern beinhalten auch Transport-, Rüst- und Lagerkosten, sowie die Kosten für die Koordination der Abläufe (Informationskosten) und allen möglichen Fehlerkosten.
Das Zusammenspiel, die Interdependenzen
Die vier Prozessziele werden als “magisches Quadrat” aufgezeigt, da die vier Ziele untereinander in Konkurrenz stehen: Verändert man eine Zielgrösse werden die anderen Dimensionen ebenfalls beeinflusst. Wichtig ist es dabei die langfristigen Reaktionen der Zielgrössen zu beobachten, auch wenn kurzfristig unerwünschte Veränderungen auftreten können. Optimierungen lösen “Einmalkosten” aus, können sich langfristig aber zum Positiven verändern. Durch das Entfernen von Non-Value-Added-Tätigkeiten als Beispiel wird die Prozessqualität verbessert, die Durchlaufzeit verringert, womit schlussendlich die Prozesskosten gesenkt werden können. Die Anpassung wird aber am Anfang allenfalls leichte Unruhen im Ablauf aufzeigen, da sich die neue Definition noch einspielen muss.
Die datenbasierte Prozessanalyse
Es gilt im eigenen Unternehmen herauszufinden, wie es um die vier Prozessziele pro Prozess steht. Hierbei hilft Process Mining mittels der datenbasierten (und damit objektiveren) Prozessanalyse. Es lässt sich damit relativ einfach erkennen, wo in einem Prozess es Liegezeiten gibt, welche Bestellungen den Liefertermin nicht einhalten konnten, wo es Schleifen im Prozess gibt, oder welche Non-Value-Added-Aktivitäten ausgeführt werden. Auch eine entsprechende Kostentransparenz kann geschaffen werden, je nach Grad der Datenverfügbarkeit für eine Prozessanalyse.
Erst wenn der IST-Zustand bekannt ist, können Optimierungen und Anpassungen an den Prozessen vorgenommen werden. Durchlaufzeiten lassen sich dann durch verschiedene Optionen reduzieren (Auslöser für Schleifen eliminieren, Entfernen von überflüssigen Tätigkeiten, RPA, usw.), womit die verschiedenen Prozessziele angegangen werden können.
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