Wir begegnen Kennzahlen tagtäglich: Durchschnittliche Geschwindigkeit beim Joggen, Benzin/Strom-Verbrauch des Fahrzeugs oder die Stimmbeteiligung bei Volksabstimmungen. Eine Kennzahl ist ein Zahlenwert, der sich nach einer bestimmten Rechenvorschrift aus Messwerten ergibt. Mit Kennzahlen sollen Ist-Situationen von System und Abweichungen zu Soll-Werten schnell erfasst werden können. Dargestellt werden Kennzahl entweder als einfache Zahl, oft aber ergänzend oft auch als Ampel oder anderer schnell auffassbarer Visualisierung.
Eine Kennzahl allein reicht aber in der Regel nicht aus, um ein System zu bewerten. Daher wird eine Liste von Kennzahlen (Kennzahlensysteme) benötigt, um einen Sachverhalt präziser beschreiben zu können. Mehr heisst aber nicht automatisch besser! Die Auswahl der relevanten Kennzahlen will wohlüberlegt sein.
Anforderungen
Eine Kennzahl muss gewisse Mindest-Anforderungen erfüllen.
- Jede Kennzahl hat Soll-Werte. So würde eine Kennzahl wie “heute verkaufte Kaffees: 500” wenig bringen, da kein Ziel definiert ist.
- Kennzahlen sollten zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Zustand beschreiben. Es macht wenig Sinn, Entscheidungen basierend auf veralteten Daten zu fällen.
- Es muss die Abweichung zum Sollzustand bewerten werden können. Eine einfache rote Ampel allein ist da wenig dienlich.
- Für jede Kennzahl müssen Massnahmen bekannt sein, mit welchen Einfluss auf den Wert genommen werden kann. Dabei können verschiedene Massnahmen für eine Kennzahl existieren. Weiter macht es Sinn, sich Gedanken über den Umfang von Abweichungen Gedanken zu machen. Wie stark kann ein Ist-Wert vom Soll abweichen, bis wirklich Massnahmen ergriffen werden müssen?
Vorgehen zur Definition relevanter Kennzahlen
Wie aufgezeigt empfiehlt es sich, bei der Auswahl und Definition von Kennzahlen strukturiert vorzugehen. Ein mögliches Vorgehen zur Evaluation der relevanten Kennzahlen (‘Key Performance Indicators’) kann wie folgt aussehen:
- Unternehmensziele in den Mittelpunkt stellen
Zuerst müssen die Unternehmensziele bekannt sein. Diese können auf kurzfristige Ziele (6-12 Monate) und langfristige Ziele (3 Jahre) aufgeteilt werden. Die Unternehmensziele helfen nicht nur in der Identifikation, sondern auch bei der Definition von Soll-Werten für Kennzahlen. - Aktivitäten zur Zielerreichung
Welche Aktivitäten müssen unternommen werden, um die Ziele zu erreichen? Hier sollten mehrere Aktivitäten/Massnahmen gefunden werden: eine hohe Kundenzufriedenheit als Beispiel wird nicht nur darin gemessen, wie schnell die Telefone abgenommen werden. - Auswahl der Top Aktivitäten
Von allen gefundenen Aktivitäten sollen nur die Top 20% ausgewählt werden, welche den grössten Einfluss auf die Erreichung der kurzfristigen Ziele haben und die Top 20% all jener Aktivitäten für die langfristigen Ziele. - Verantwortliche klar benennen
Für jede ausgewählte Aktivitäten müssen im vierten Schritt Verantwortliche klar benennt werden. Die Verantwortlichen sollen sicherstellen, dass die Aktivitäten erfüllt werden. - Messung der Aktivitäten
Wie wird nun gemessen, ob die ausgewählten Aktivitäten korrekt ausgeführt werden? Das ist die Fragestellung des fünften Schritts. Es soll eine Liste der wichtigsten Leistungsindikatoren aller ausgewählten Aktivitäten erstellt werden. - Abgleich mit aktuellem Reporting
Abschliessend soll noch das Kennzahlensystem so abgeglichen werden, dass alle neuen Leistungsindikatoren aus Schritt fünf neu aufgenommen werden. Dabei soll auch herausgefunden werden, für welche Kennzahlen bereits Daten existieren – eine Messung somit möglich ist – und für welche Kennzahlen noch die Datenerhebung aufgesetzt werden muss. Ebenfalls ganz wichtig: Kennzahlen, die heute noch im Kennzahlensystem/Dashboard/Bericht drin sind, aber gemäss Schritt fünf nicht mehr nötig sind, sollten gelöscht werden. Damit fällt der Aufbereitungsaufwand weg und die verwendeten Ressourcen können für die neuen Kennzahlen eingesetzt werden.
Orientieren sich Ihre Kennzahlen an den Unternehmenszielen? Oder messen Sie Aktivitäten nur des Messens wegen? Ein kritisches Review von Dashboards sollte periodisch wiederholt werden. Gerne bringen wir da eine externe Sicht ein – Kontaktieren Sie uns.