Auch wenn moderne Analytics Tools versprechen mit ein paar Klicks Daten einzubinden und in ein schönes Dashboard zu verpacken, so dauert es doch seine Zeit, bis ein sinnvoller Report steht und verwendet werden kann. Wie bei vielen Disziplinen gibt es verschiedene Vorgehensmöglichkeiten, damit der Kunde (intern oder extern) auch tatsächlich das bekommt, was er sich vorstellt oder benötigt. Wir bevorzugen einen iterativen Approach, um möglichst nahe an und mit dem Antragssteller zu arbeiten. Das bedeutet zwar die eine oder andere Runde Review und Anpassungen, garantiert aber eher, dass der Antragssteller abgeholt ist und das Resultat den Erwartungen entspricht. Denn nicht selten ändern sich die Wünsche im Laufe der Erstellung und mit einem agilen Vorgehen kann man diesen Anforderungen entsprechen. Wir stellen unser Vorgehen vor, von der Skizze zum Report.
Schritt 1 – Anforderungen abholen
Egal wie gut man das Umfeld und die Daten kennt, die Anforderungen kommen vom Antragssteller. Der Fokus hier liegt darauf, welche Fragen der Report beantworten soll. Ein Report/Visual sollte immer Fragestellungen beantworten, und als Basis für eine Entscheidung oder Aktion im Business führen. Mit der Aussage, was dargestellt werden soll und warum, bekommt man als Ersteller der Reports mehr Kontext und kann den Antragssteller beraten.
Unser Beispiel: Der Online-Shop fitSTORE verkauft Fitnessgeräte in der Schweiz. Der Inhaber der Firma möchte ein erstes Reporting, welches folgende Fragen beantworten kann:
- Wie verläuft mein Umsatz über die Zeit inkl. Prognose?
- Wie verläuft mein Umsatz über die Zeit nach Produkt-Kategorie?
- Wie sieht die Regionale Verteilung der Kunden aus?
- Wie sieht der Umsatz nach Region und Produkt-Kategorie aus?
Der Kontext dieser Fragen zielt unter anderem darauf ab, ob es sich lohnt in einzelnen Regionen einen Standort für Abholdienst oder Popup-Store aufzubauen und ob sich einzelne Produkt-Kategorien von anderen unterscheiden.
Zur Erhebung kann auch ein Canvas oder eine Checkliste verwendet werden. So können die Anforderungen strukturiert aufgenommen und gleich auf weitere Punkte ausgeweitet werden (z.B. Zielgruppe, Berechtigungen, Datenquellen, Aktualisierungen, etc.).
Schritt 2 – Skizze erstellen
Mit den ersten Informationen können nun Skizzen oder Prototypen erstellt werden. Es spielt keine Rolle, welches Tool hier verwendet wird oder ob die Skizzen auf Papier erstellt werden. Ziel ist es, sich ein erstes Mal Gedanken zu machen, mit welchen Visuals und Daten die Fragestellungen beantwortet werden können. Wir verwenden hier Power Point mit einem Touchscreen und zeichnen weitgehend von Hand.
Es empfiehlt sich hier nicht, bereits im Analytics-Tool zu arbeiten, da in dem Fall Daten eingebunden und aufbereitet werden müssen. Dieser Schritt lohnt sich erst, wenn sich Ersteller und Antragssteller einig sind, wie der Report aussehen sollte – ansonsten kann viel Zeit verloren gehen.
Schritt 3 – Review der Skizzen
Die Skizzen werden nun verwendet, um mit dem Antragssteller eine erste Review-Runde durchzuführen.
Erhält der Antragssteller Antworten auf seine Fragen? Stimmen die Filtermöglichkeiten? Gibt es noch Erweiterungen? In unserem Fall war das Feedback wie folgt:
- Umsatzverlauf inkl. Prognose: OK
- Umsatzverlauf pro Kategorie: OK, Hierarchie auch mit Wochen
- Zusätzliche Anforderung: Vergleich des Umsatzes zur Vorperiode (Hierarchie), inkl. KPI +/- Prozent Entwicklung
- Regionale Verteilung: OK, aber noch erweitern um zwei Bar-Charts der Umsätze und Prozentuale Anteile pro Kategorie
Das Review hat also ergeben, dass die Charts soweit OK sind, aber eine weitere Report-Seite erforderlich ist für den Vergleich der Umsätze zur Vorperiode. Nicht selten ergeben sich weitere Anforderungen aus der Review-Runde, weil die Visuals zum ersten Mal eine Vorstellung davon geben, was für Antworten aufkommen werden. Je früher man nun erkennt, was genau gefordert ist, desto effizienter ist man in der Umsetzung, wenn dann mit dem Modellieren und Erstellen begonnen wird. Falls nötig, können weitere Review-Runden durchgeführt werden, bevor dann zum ersten Mal zum Analytics Tool gegriffen wird.
Schritt 4 – Daten einbinden und Reports erstellen
Mit dem Wissen, welche Daten und Messwerte benötigt werden, geht es ans Eingemachte. Der Zugriff auf die Daten kann (oder wird im Normalfall) weitere Personen mit einbeziehen, je nach dem welche Quellen verwendet werden und wie der Zugriff geregelt ist. In diesem Beitrag gehen wir von einer perfekten, einfachen Welt aus und die Daten liegen sauber und strukturiert im lokalen Zugriff vor. Nun wird zum ersten Mal das Analytics Tool gestartet (in unserem Fall Power BI) und wir setzen die Prototypen um.
Schritt 5: Review der Reports
Die Ergebnisse werden mit dem Antragssteller besprochen. Erneute Anpassungen und nachfolgende Review-Runden sind nicht selten. Bei den fertigen Reports sieht der Antragssteller zum ersten Mal, wie die Interaktion zwischen den Visuals funktioniert und wie sich Drilldowns und Filter verhalten. Dadurch ergeben sich neue Ideen oder Anpassungswünsche.
Fazit
Mit dem iterativen Approach nehmen wir den Antragssteller mit in die Entwicklung der Designs und schlussendlich den Reports. Gerade bei Firmen, die neu mit Analytics Tools arbeiten, geht die Entdeckungsreise mit der ersten Erarbeitung erst richtig los. Die Skizzen helfen dabei, sich eine Vorstellung zu machen, wie das Resultat aussehen könnte, bevor man aufwändig Daten einbindet und Messwerte erstellt. Mit den richtigen Fragestellungen an den Antragssteller, wird dieser in der Formulierung seiner Anforderungen unterstützt. Dennoch sind Review-Runden sehr wichtig, so dass der Kunde am Ende nicht einfach ein lauffähiges Reporting erhält, sondern eines, das er auch tatsächlich benötigt.