Die Qualität, Kontinuität und Transparenz aller Aktivitäten in einem Unternehmen hängen im grossen Ausmass davon ab, wie gut die Prozesse definiert sind und eingehalten werden. Dabei ist auch jedes Unternehmen daran interessiert, die Prozessdurchlaufzeiten zu verringern, Engpässe zu erkennen und unnötige Prozessschritte zu vermeiden. So können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit und das betriebswirtschaftliche Ergebnis verbessern. Mittels Prozessanalysen werden diese Ziele heute angegangen. Mit Process Mining ist seit wenigen Jahren aber eine sehr interessante Alternative aufgekommen, welche verspricht diese Ziele effizienter und vollumfänglicher zu lösen. Dafür benötigt es aber Software-Tools, welche mit teilweise hohen Lizenzkosten aufwarten. Die Alternative ist “Process Mining as a Service”!
Prozesse mit Daten analysieren
Eine klassische Prozessanalyse erfolgt durch Auswertung von Arbeitsunterlagen, Mitarbeiterinterviews, Arbeitsplatzbeobachtung oder ähnlichen Methoden. Diese Analysen zeigen aber oft nur ein Teil der “Prozesswahrheit”, da Unterlagen nicht up-to-date sind, Mitarbeiter sich nur an jüngste oder sehr spezielle Prozessabweichungen erinnern oder während einer Beobachtungszeit nicht alle Prozessfälle auftreten.
Process Mining ist eine datenbasierte Prozessanalyse. Die Idee könnte nicht einfacher sein: warum nicht die verfügbaren Daten so aufbereiten, dass daraus die Prozessabläufe erkannt werden. Es werden die vorhandenen Prozessdaten aus IT-Systemen gelesen und damit ohne Prozessmodell-Vorgaben, Mitarbeiterbefragungen oder zeitlich begrenzen Messungen/Beobachtungen der tatsächlich gelebte Prozess offengelegt.
So werden laufende Prozessveränderungen genauso transparent, wie die verschiedenen Varianten in Abhängigkeiten auf verschiedenste andere Faktoren wie Mitarbeiter, Lieferanten, Produkte usw. Spezielle Software-Tools helfen bei der Aufbereitung und Analyse der Prozessdaten, so dass schneller Engpässe und Optimierungspotential sichtbar wird.
Process Mining Tools lizenzieren
Der Einsatz von Process Mining erscheint somit schnell als äusserst interessante Methode, die eigenen Prozesse zu analysieren und gezielt zu optimieren. Das Angebot an Process Mining Tools wächst dementsprechend an und es steht eine Vielfalt an Produkten zur Verfügung.
Die Lizenzkosten können aber die erste Euphorie für Process Mining schnell wieder legen. Oft kosten die Tools höhere 5-stellige Lizenzbeträge pro Jahr. Teilweise wird das sogar pro zu analysierendem Prozess abgerechnet. So wird schnell klar, dass fast alle Process Mining Tools grössere mittelständische- und Enterprise-Unternehmen adressieren; müssen die Prozessoptimierungen doch im Minimum die Lizenzbeträge wieder jährlich kompensieren.
Wie erwähnt spielen nicht alle Process Mining Tools in dieser Liga. Es gibt ein paar Ausnahmen. Die individuelle Eignung sollte bei der Evaluation geprüft werden: nicht jedes Tools ist für jeden Anwendungsfall, jedes Unternehmen oder jede Branche optimiert.
Ist Process Mining aufgrund der Lizenzkosten damit schon vom Tisch, bevor überhaupt gestartet wurde?
Der Projektansatz
Viele Tool-Anbieter bieten nebst Endkunden- respektive Enterprise-Lizenzen auch sogenannte Consulting- oder Projektlizenzen an. Damit können Dienstleister wie lutra analytics Process Mining Projekte bei Kunden umsetzten, ohne dass diese einen mehrjährigen Lizenzvertrag abschliessen müssen.
Die effektiven Nutzungsbedingungen für Projekt- oder Consulting-Lizenzen sind je nach Anbieter unterschiedlich: Es gibt Anbieter, die solche Lizenzen auch Endkunden anbieten, andere geben diese Option nur Dienstleistern und wieder andere erlauben auch einen Mix aus Endkunden und Dienstleistern für den Tool-Zugriff.
Die Idee dahinter ist Process Mining als zeitlich begrenztes Projekt anzugehen: Der Dienstleister analysiert zusammen mit dem Kunden einen Prozess. Erkenntnisse werden zusammengetragen und Massnahmen definiert. Anders als bei Endkundenlizenzen wird aber kein Prozessmonitoring aufgesetzt, sondern es bleibt bei einzelnen Analysen (Welche natürlich auch mehrmals durchgeführt werden können).
Der Kunde erhält so “Process Mining as a Service” vom Dienstleister. Sollte sich ein Kunde nach einem solchen Process Mining Projekt für eine eigene Lizenz entscheiden, können vorhandene Analysen oft übernommen werden, womit die Einführung als permanentes Monitoring vereinfacht wird.
think big, start small
Prozesse mittels Process Mining zu optimieren ist auch ohne teure und mehrjährige Lizenzverträge möglich. Im Rahmen von klar definierten Projekten können Prozesse analysiert und das Optimierungspotential offengelegt werden.
“Process Mining as a Service” mit Projekt- oder Consulting-Lizenzen erlaubt einen unkomplizierten Start in diese Prozessanalyse. So kann Process Mining getestet werden, ohne zuerst teure Software-Lizenzen kaufen zu müssen.
Möchten Sie mehr darüber wissen? Gerne beraten wir Sie über den Einsatz von Process Mining und den verschiedenen Tools.