Das Herzstück von Business Intelligence (BI) sind Dashboards und Reports. Sie gehören heute in vielen Unternehmen zum Alltag. Wer schon mal versucht hat, ein Dashboard für mehrere Personenkreise gleichzeitig zu bauen, kennt das: Eine überladene Ansicht, die niemanden wirklich zufriedenstellt. Der Grund sind meistens nicht das Tool oder die Daten dahinter, sondern der zentrale Schritt davor und die Fragen: Für wen baue ich das Dashboard und welchen Zweck sollte es erfüllen? Es gibt unterschiedliche Dashboardarten und jede hat ihren bestimmten Zweck. Welche Arten das sind und wann sie verwendet werden, zeigen wir in diesem Beitrag.
Die wichtigsten Dashboard-Typen
Dashboards oder Reports können grob in folgende Typen unterteilt werden: KPI-Dashboard, Monitoring-Dashboard und Analytisches Dashboard. Diese unterscheiden sich im Detail wie nachfolgend beschrieben.
KPI-Dashboard
Das KPI-Dashboard (oder auch Executive Dashboard oder Management Dashboard) ist eine der bekanntesten Dashboardarten und zielt auf die Führung einer Firma, Geschäftsleitung, Verwaltungsrat oder Bereichsleitung ab. Die zentrale Frage lautet: Sind wir auf Kurs? Und das wird mit “Key Performance Indicators” (KPI), oder auf Deutsch “Kennzahlen” gemessen. Was bei Kennzahlen wichtig ist, haben wir in diesem Beitrag beschrieben: Hauptsache Kennzahlen
Hier geht es also darum den Fokus auf Zielwerte, Abweichungen oder Soll-Ist-Vergleiche im Budget oder mit Vorperioden. Ein Drilldown tiefer in die Daten ist hier nicht nötig, sondern nur die wirklich relevanten Kennzahlen, welche die direkten Geschäftsziele und Vorgaben betreffen.
Hier ein Beispiel eines einfachen KPI-Dashboard mit den wichtigsten Verkaufszahlen im Vergleich zum Vorjahr. Rot und grün unterstreichen gerne mal den positiven oder negativen Trend. Aufgrund von möglichen Farbenschwächen ist es wichtig, dass die Farben nur unterstützende Funktion haben und die Werte auch so einwandfrei lesbar sind.
Eine etwas erweiterte Version des KPI-Dashboards ist das Strategische Dashboard. Das ist ähnlich aufgebaut wie das KPI-Dashboard, mit derselben Zielgruppe, aber mit einem längerfristige Zeithorizont (Monate/Jahre) und dem Fokus auf die Zielerreichung über Perioden hinweg.
Monitoring-Dashboard
Ein ganz anderer Zweck und Zielgruppe hat das Monitoring Dashboard. Hier geht es um die Fragestellungen: Läuft alles normal? Gibt es Probleme? Sind wir in der grünen Zone? Konsumenten solcher Reports sind Mitarbeitende in Operations, IT, Produktion oder Kundenservice. Die Datenaktualisierung sind in Echtzeit oder beinahe Echtzeit (Minuten, Stunden), um möglichst schnell auf “Alerts” reagieren zu können. Moderne Analytics Plattformen können Echtzeitdaten problemlos einbinden und verfügen über ein Alarmierungssystem, welches ausschlägt, wenn ein Schwellwert erreicht oder eine Anomalie entdeck wird.
Ein Monitoring-Dashboard läuft oft nebenbei mit, vielleicht auf einem grossen Screen in der Zentrale, und wird passiv beobachtet. Deshalb ist es wichtig, dass eine Abweichung sofort auffällt. Das kann mit einem Ampelsystem aufgesetzt oder eben mit einem Alert-System erweitert werden. Hier sollten keine unnötigen Dekorationen vorhanden sein, denn hier gilt: Funktion und Geschwindigkeit vor Ästhetik.
Hier ein Beispiel eines einfachen Monitoring-Dashboards eines IT-Supports. Wichtig ist, dass kritische Bereiche sofort ersichtlich sind.
Als erweiterte Version dient das Operative Dashboard, welches ähnlich wie das Monitoring-Dashobard aufgebaut ist. Jedoch liegt der Fokus nicht auf Echtzeitdaten, sondern ein etwas erweiterter Rhythmus (Tage, Wochen) und auf Prozesssteuerung.
Analytisches Dashboard
Beim Analytischen Dashboard geht es dann ans Eingemachte im Datentopf und den Fragen: Warum ist das so? Was steckt dahinter? Hier sind Analysten, daten-affine Fachabteilungen, Controller und Power-User die Zielgruppe. Interaktivität steht im Vordergrund: Dimensionen, Filtern und Drilldown. Der explorative Charakter ist der Treiber bei der Nutzung. Die User stellen eigene Fragen und möchten diese mit der Tiefe der Daten und Detailinformationen beantworten.
Hier kann es schon mal etwas komplexer und umfangreicher werden, was die Daten anbelangt, da auch längere Zeiträume und mehrere Dimensionen betrachtet werden. Damit auch hier die Reports übersichtlich bleiben, empfiehlt sich ein Aufbau “Vom Groben ins Detail” über mehrere Seiten. Solche Dashboards und Reports sind anspruchsvoll und müssen aufgrund hoher Datenmenge auch den Performance-Ansprüchen genügen können.
Welches Dashboard ist das richtige?
Die Antwort hängt einerseits von der Zielgruppe und Funktion im Unternehmen ab (GL, Operations, Support, etc.), aber eben nicht nur. Gerade in KMU möchte vielleicht jemand in der Geschäftsleitung neben KPI auch tiefer in die Daten eintauchen – sei das aus Interesse, Wissen oder Nähe zum Betrieb. Somit ist es wichtiger, was der Zweck des Dashboards ist und was die Person daraus mitnehmen möchte: Was möchte sie wissen, entscheiden oder tun können? Daraus ergeben sich die Typen fast von selbst:
- Sind wir auf Kurs? –> KPI-Dashboard
- Gibt es aktuell Issues? –> Monitoring-Dashboard
- Was sind die Gründe? –> Analytisches Dashboard
Ein häufiger Fehler ist, alle drei Fragen in einem einzigen Report beantworten zu wollen. Das Resultat ist eine überladene Ansicht, die von Allem etwas abdeckt, aber nichts richtig. Hier ist es wichtig, die Reports aufzuteilen.
Dashboards in der Praxis: Manchmal ist ein Hybrid sinnvoll
Die drei Typen sind keine starren Schubladen, sondern helfen dabei, den richtigen Fokus zu setzen. In der Praxis stellen sich die Fragen oft nicht isoliert, sondern nacheinander: Zuerst «Sind wir auf Kurs?», dann «Warum nicht?». Das ist kein Widerspruch, sondern normaler Arbeitsalltag.
Drei Beispiele aus der Praxis:
Ein Produktionsunternehmen
Die Produktionsleitung überwacht auf einem Monitoring-Dashboard in Echtzeit Maschinenauslastung, Ausschussquote und Schichtleistung. Die Geschäftsleitung wiederum sieht auf einem separaten KPI-Dashboard die monatliche Produktivität, Kosten pro Einheit und Liefertreue im Vergleich zum Vorjahr. Und wenn es darum geht, einem Qualitätsproblem auf den Grund zu gehen, öffnet der Qualitätsverantwortliche ein Analytisches Dashboard und filtert nach Maschine, Schicht und Materialcharge. Das sind drei verschiedene Zielgruppen mit drei unterschiedlichen Anforderungen.
Ein Handelsunternehmen
Der Verkaufsleiter startet den Tag mit einem KPI-Dashboard: Umsatz heute vs. Ziel, offene Angebote, Konversionsrate. Wenn eine Kennzahl auffällt, wechselt er in ein Analytisches Dashboard und schlüsselt die Zahlen nach Region, Produktkategorie und Kundensegment auf. Hier agiert die gleiche Person (oder Zielgruppe) mit unterschiedlichen Anforderungen und verwendet somit unterschiedliche Arten von Dashboards.
Ein Support-Team eines KMU
Das Support-Team arbeitet täglich mit einem operativen Dashboard: offene Tickets, Durchlaufzeiten, SLA-Ampeln. Der Support-Leiter zieht sich wöchentlich einen separaten Report mit KPIs: Erstlösungsrate, Kundenzufriedenheit, Ticketvolumen im Trend. Und bei der monatlichen Retrospektive nutzt das Team ein Analytisches Dashboard um zu verstehen, welche Themen oder Produkte die meisten Anfragen verursachen. Somit kann auch innerhalb eines Teams mit allen drei Dashboardarten gearbeitet werden, je nach dem worin die Fragestellung liegt.
Fazit
Dashboards zeigen ihren Nutzen nur dann, wenn sie mit einem klaren Zweck aufgesetzt werden. Dabei bestimmt nicht die Rolle einer Person den Typ, sondern die Frage, die sie in einem bestimmten Moment beantworten möchte. Diese Fragen wechseln, weshalb es sinnvoll ist, sie bewusst zu trennen, statt alles auf ein Dashboard zu packen.
Die einfachste Leitfrage beim Aufbau eines neuen Dashboards: «Was soll jemand nach dem Blick darauf wissen, entscheiden oder tun können?» Wenn die Antwort darauf klar ist, ist der wichtigste Schritt bereits getan.
Als Mittel beim Vorgehen zur Erstellung eines Dashboards oder Reports hilft unser Canvas: Reporting & Dashboard Canvas