Das Ziel von Process Minings ist Erkenntnisse zu finden, die helfen einen Prozess zu optimieren. Diese Erkenntnisse können vielfältig sein: Lange Durchlaufzeiten, sich wiederholende Prozessschritte, nicht vorhergesehene Varianten, etc. Die gefundenen Erkenntnisse werden in den meisten Fällen irgendwann einem Zielpublikum präsentiert (Auftraggeber, Projektausschuss, Audit, etc.). Damit man während der Analyse nicht den Überblick an gefundenen Erkenntnissen verliert, haben wir mit der «Process Mining Findings List» ein einfaches Hilfsmittel erstellt, welches erlaubt die «Insights» strukturiert aufzunehmen.
Pro «Insight» wird eine solche Karte ausgefüllt. Unsere Vorlage ist als Power Point Slide aufgesetzt. Damit können die Erkenntnisse gleich in einer Präsentation eingebunden werden.
Jede Slide hat einen Status, welcher sich je nach Erkenntnisstand und Diskussionsstatus verändern kann (z.B. «offen», «in Bearbeitung», «erledigt», «umsetzen», etc.). Einige der Felder können gar erst mit Abgleich des Fachs oder Prozess Owner ausgefüllt werden. Somit wird die «Findings List» als laufende Dokumentation genutzt.
Die Bereiche gliedern sich dann in eine Kopfzeile mit Eckdaten, eine Beschreibung (links) mit Screenshot und Hinweise zu Lesezeichen, die Auswirkungen (mitte) und die Lösungsfindung (rechts). Da das ganze lediglich eine Vorlage ist, können einzelne Felder auch ersetzt oder entfernt werden und somit den Bedürfnissen des Prozesses oder des Unternehmens angepasst werden.
Ausgefüllt könnte so ein Finding dann wie folgt aussehen:
Die Process Mining Findings List gibt es hier zum Download (PPT).
Process Mining Findings List
ProcessMiningFindingsList.pptx
Microsoft Power Point Präsentation 63.9 KB
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