Bevor die erste Visualisierung entsteht, braucht es Klarheit. Unser Reporting & Dashboard Canvas dient als Hilfsmittel bei der Erstellung von neuen Reports oder Dashboards. Es schafft ein gemeinsames Verständnis zwischen Anforderer und Ersteller und fokussiert sich auf die wesentlichen Informationen, die für ein Reporting-Vorhaben nötig sind.
Viele Dashboard-Projekte scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern daran, dass niemand zu Beginn die richtigen Fragen gestellt hat. Wer soll das Dashboard nutzen? Welche Entscheidung soll es unterstützen? Woher kommen die Daten und wie verlässlich sind sie?
In der Praxis sehen wir immer wieder einen ähnlichen Ablauf: Ein Entscheider wünscht sich „einen Überblick über die wichtigsten Zahlen”. Die IT setzt sich hin, baut etwas. Drei Monate später ist das Dashboard kaum in Betrieb, weil die Erwartungen auf beiden Seiten komplett verschieden waren. Das Reporting & Dashboard Canvas ist unser Hilfsmittel. Ein einfacher «One-Pager» als Arbeitsblatt, das alle Beteiligten an einen Tisch bringt, bevor das Visualisierungs-Tool geöffnet wird.
Was ist das Reporting & Dashboard Canvas?
Das Canvas ist angelehnt an das Prinzip des Business Model Canvas: ein strukturiertes Formular, das auf einer Seite die wichtigen Aspekte eines neuen Reports oder Dashboards zusammenfasst. Es dient als gemeinsame Sprache zwischen Fachbereich und IT und verhindert, dass jede Seite mit anderen Vorstellungen in ein Projekt startet.
Das Reporting & Dashboard Canvas besteht aus folgenden Feldern, die systematisch die wichtigsten Fragen klären:
- Zweck & Kontext: Welches Problem lösen wir? Welche Entscheidungen werden unterstützt? Ist der Fokus strategisch, operativ oder analytisch?
- Zielgruppe & Nutzer: Wer nutzt das Dashboard und wie häufig? Täglich, wöchentlich oder nur bei Bedarf?
- Geschäftsfragen: Maximal 5–7 konkrete Fragen, die das Dashboard beantworten soll. Welche Aktionen folgen aus den Antworten?
- KPIs & Metriken: Die Top-3-Kennzahlen, allenfalls ihre Definition und Berechnung, sowie Ziel- und Schwellenwerte.
- Datenquellen: Wo liegen die relevanten Daten? ERP, CRM, Excel? Ist die Datenqualität bekannt?
- Filter & Interaktionen: Wie navigiert der Nutzer? Welche Filter sind nötig? Braucht es Drill-Downs?
- Aktualisierung & Zugang: Wie aktuell müssen die Daten sein: Echtzeit, täglich, wöchentlich? Wer darf was sehen? Berechtigungen und Rollen klar definieren.
Ergänzt wird das Canvas durch ein freies Skizzenfeld («Mockup / Sketch»), in dem das grobe Layout des Reports von Hand gezeichnet werden kann. Ob diese Skizze auf Papier oder digital gemacht wird, ist völlig egal. Es ist aber äusserst wertvoll: Wer eine Skizze macht, denkt über Struktur und Priorität nach. Siehe dazu auch unser Beitrag Von der Skizze zum Report.
Warum lohnt sich das Canvas und welches Problem löst es?
Das Canvas bringt die verschiedenen Stakeholder und deren Erwartungen an einen Tisch. So wird frühzeitig klar, was benötigt wird. Das wiederum erspart Zeit und Kosten und fördert das gegenseitige Verständnis.
- Gemeinsames Verständnis schaffen: Fachbereich und IT sprechen in einem gemeinsamen Workshop über dasselbe Canvas. Missverständnisse werden so früh aufgedeckt, nicht erst nach Monaten Entwicklung.
- Scope definieren: “Könnten wir noch X hinzufügen?” Mit einem definierten Canvas lässt sich klar entscheiden, was zum Zweck des Dashboards gehört und was nicht.
- Datenlücken frühzeitig erkennen: Wer die Datenquellen ausfüllt, merkt oft schon im Workshop: Die gewünschte KPI existiert in dieser Form gar nicht im System oder die Datenqualität reicht nicht aus. So können diese Vorbedingungen frühzeitig angegangen werden.
- Schneller in die Umsetzung: Paradoxerweise spart man Zeit, wenn man sich vorher Zeit nimmt. Ein ausgefülltes Canvas reduziert Iterationen erheblich und führt schneller zu einem Dashboard, das wirklich genutzt wird.
Beispiel: Verkaufs-Dashboard für ein Schweizer KMU
Angenommen, ein Schweizer Maschinenbauunternehmen mit 80 Mitarbeitenden möchte mehr Transparenz über seine Verkaufszahlen gewinnen. Die Vertriebsleiterin Sandra Meier fragt die IT: «Können wir ein Dashboard bauen, das uns zeigt, wie wir verkaufen?» Die Anfrage ist klassisch vage, wenn auch gut gemeint.
Statt sofort die BI-Applikation ihres Vertrauens zu öffnen, setzt sich das Team für 90 Minuten zusammen und füllt das Canvas aus. Das Ergebnis:
Fazit
Das Reporting & Dashboard Canvas ist eine Investition, die sich auszahlt. Wer 90 Minuten in einen gemeinsamen Workshop investiert und das Canvas ausfüllt, spart viel Zeit an späteren Korrekturen, Missverständnissen und Nacharbeiten. Ein Dashboard, das wirklich genutzt wird, entsteht nicht zufällig. Es ist von Anfang an klar, für wen es gebaut wurde und welche Frage es beantworten soll.
Laden Sie das Canvas kostenlos herunter und probieren Sie es bei Ihrem nächsten Report- oder Dashboard-Vorhaben aus. Ob Sie es alleine ausfüllen oder im Team bearbeiten: Der Prozess des gemeinsamen Ausfüllens ist oft wertvoller als das fertige Dokument selbst.