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5 Punkte für gutes Reporting

In einer daten-orientierter Geschäftswelt geht es darum, basierend auf Daten Erkenntnisse zu erlangen und Entscheidungen treffen zu können. Daten werden als zentraler Faktor für strategische Entscheidungen und Innovationen genutzt. Ein guter Report hilft Entscheidungsträger, wichtige Informationen schnell zu verstehen. Es zeigt komplexe Zusammenhänge als einfachere Grafiken. Das hilft Geschäftsprozesse zu optimieren, Kundenbeziehung zu verbessern oder neue Marktchancen zu identifizieren. Doch was macht gutes Reporting aus?

Damit ein Report den gewünschten Mehrwert liefern kann, sollten nachfolgende Punkte beachtet werden.

Gutes Reporting 5 Punkte

1. Zielgruppe

Ein Report wird immer für ein bestimmtes Publikum erstellt und beantwortet Fragestellungen, welche dieses Publikum beantwortet haben möchte. Die gleichen Daten können für verschiedene Zielgruppen relevant sein. In dem Fall sollen aber unterschiedliche Reports erstellt werden, ansonsten kann der Inhalt nicht beiden Zielgruppen gerecht werden. Reports für das C-Level sind anders gebaut als für Fachspezialisten oder Analysten und wieder anders als für Betreuer von operativen Systemen, die ein Monitoring benötigen.

Ein Spezialfall betreffen Zielgruppe ist eine Grafik oder ein Report, welche für die Öffentlichkeit freigegeben ist: Auch wenn hier die Aufbereitung bestimmte Fragestellungen bedient, ist das Publikum vielfältiger. Barrierefreiheit und Klarheit ist hier noch zentraler, da man den Benutzerkreis nicht direkt kennt und entsprechende Reports erstellen kann.

2. Fokus

Bei jeder Grafik im Report oder Dashboard sollte die Konzentration auf entscheidende Kennzahlen, KPI oder Informationen liegen. Wenn die Informationen nicht von Relevanz sind, dann gehören sie nicht in den Report. Leider werden allzu oft Grafiken hinzugefügt, weil sie visuell ansprechbar und fancy sind, aber keinen Mehrwert liefern. Allgemein sollte darauf geachtet werden, einen Report nicht zu überladen. Falls es viele relevante Informationen gibt, dann sollten entweder zusätzliche Pages erstellt oder auf interaktive Elemente wie Drilldowns oder Filter zurückgegriffen werden.

Weissflächen sind euer Freund: Oft denkt man, zu viel Platz im Report ist ungenutzte Fläche, da kann man durchaus noch mehr Informationen einfügen. Weissflächen bringen jedoch oft Ruhe in den Report und lassen den vorhanden Darstellungen die Bühne und die Aufmerksamkeit. Das kann sehr effektiv sein.

3. Aussagekraft

Das richtige Visual für seine Datastory zu wählen ist nicht immer ganz einfach. Bei jeder Grafik sollte man sich fragen, welche Fragestellung sollte mit der Grafik beantwortet werden und mit welcher Grafik kann dies am Besten erzielt werden. Moderne Analytics Tools enthalten unzählige Arten von Diagrammen. Dennoch sind oft die einfachsten Bar- und Line-Charts sinnvoller als ästhetische Kunstwerke. Hier geht es zu unserem Visualisierungs-Spickzettel. Wichtig ist, die Grafik klar zu beschriften (Titel, Labels, Achsen, etc.), damit nicht unnötig Interpretationsspielraum entsteht.

4. Struktur

Der Report sollte logisch gegliedert sein, mit klaren Überschriften und Untertitel, die die verschiedenen Abschnitte und Themenbereiche kennzeichnen. Eine gut strukturierte Gliederung erleichtert es den Lesern, den Bericht zu navigieren und die benötigten Informationen schnell zu finden. Hier sollte man sich an Bekanntem orientieren. Die natürliche Leserichtung (von oben links im Z-zickzack oder F-Stil nach unten rechts) zeigt uns auch, welche der prominenteste Platz auf der Seite ist: Oben links kommt das wichtigste Visual hin. Hilfsmittel wie Filter und Navigation auf die weniger prominenten Plätze.

Dashboard vs. Report – was ist der Unterschied? Ein Dashboard gilt in der Regel als Übersicht über die wichtigsten Kennzahlen und KPI. Ein Report hingegen bieten mehr Details und Flexibilität. Hier wird gefiltert, in die Tiefe getaucht und spezifische Analysen gemacht. Bei einem grösseren Report mit mehreren Seiten lohnt es sich durchaus mit einer Übersichtsseite als Dashboard zu starten.

5. Konsistenz

Gerade bei umfangreicheren Reports, aber auch bei regelmässigem Reporting ist es wichtig, die Konsistenz über die Reports und Report-Seiten zu halten: Gleiches Design, gleiches Layout, gleiche Farbgestaltung, einheitliche Beschriftung, etc. Es kann gut sein, dass bezüglich Design und Farbe vom Unternehmen Vorgaben existieren (CI/CD, Guidelines), die man nutzen kann oder muss. Damit nicht jeder Report-Ersteller im Unternehmen das Layout-Rad neu erfinden muss, eignen sich Reporting Templates, die vorgängig erstellt werden können. Das hilft den Report-Ersteller sich auf die Daten und Visualisierung zu konzentrieren.

Fazit, was gutes Reporting ausmacht

Ein effektiver Report zeichnet sich durch fünf Schlüsselelemente aus: Zielgruppenorientierung, klarer Fokus, aussagekräftige Visualisierung, logische Struktur und durchgängige Konsistenz. Die sorgfältige Berücksichtigung dieser Aspekte gewährleistet, dass der Report seinen beabsichtigten Mehrwert liefert, indem er relevante Informationen zielgerichtet und verständlich präsentiert.

Grundsätzlich hilft beim Reporting die Redewendung “weniger ist mehr” – Weniger überladen, weniger verschiedene Farben, weniger “Lärm” im Report. Damit lassen wir den wirklich wichtigen Informationen mehr Platz und Aufmerksamkeit. Happy Reporting 😀