Power BI ist Teil der Microsoft-Welt. Dennoch wissen viele nicht, dass es überhaupt möglich ist, Power BI Reports in ihre alltäglichen Tools einzubinden. Microsoft 365 ist in den meisten Firmen nicht wegzudenken und wir nutzen Power Point, Teams, SharePoint, etc. täglich. Und genau das ist der Vorteil von Power BI. Denn kein anderes Analytics-Tool lässt sich so einfach integrieren, wie die “Hauslösung”. In diesem Beitrag sehen wir uns an, wie die Power BI Integration in andere M365 Applikationen aussieht.
Power Point
Die Einbindung eines Live-Reports in Power Point ist eine der bekanntesten Integrationen. Es gibt die Möglichkeit ganze Reports oder nur einzelne Charts in eine Power Point Slide einzubinden. Es gibt folgende zwei Vorgehensweisen:
- Start im Power BI Service, Kontext-Menü im gewünschten Report/Chart (drei Punkte) und dann auf “Share” – “Open in Power Point”. Nun wird der Link zur Kopie angeboten oder direkt in Power Point geöffnet.
- Start im Power Point und mittels Power BI Addin den entsprechenden Link zum Visual rein kopieren.
Es gibt verschiedene Modi, wie die Daten integriert werden können: Als interaktive Live-Einbindung oder als Momentaufnahme. Wichtig: Die Live-Einbindung ist nur möglich für Personen, die auch Zugriff auf den Original Report haben. Wenn also die Präsentation an eine Zielgruppe geht, die keinen Zugriff hat, dann können keine interaktive Reports verwendet werden. Hier eignet sich die Alternative “Export” – “PDF”.
Excel
Die Funktion in Power BI Service “Export” – “Analyze in Excel” öffnet Excel und stellt eine Verbindung zum Datenset in Power BI Service her. Damit können die Daten mittels Pivot in Excel analysiert werden.
Auch hier werden die Daten nicht nach Excel exportiert. Es wird eine Datenverbindung auf den Power BI Service erstellt. Somit müssen User, welches dieses Excel bearbeiten möchten, zwingend Berechtigungen auf den Report haben.
Diese Funktion ist bei einigen Power BI Verfechter umstritten. Ihr Credo ist, dass Excel für eine Analyse überflüssig ist, da bereits Power BI eingesetzt wird. Das ist natürlich ein valider Punkt, denn genau dafür ist Power BI gedacht. Dennoch ist der Kreis an Excel-Spezialisten, die sich in ihrem bekannten Tool wohlfühlen und ein schnelles Ad-hoc Reporting möchten, gross genug, so dass diese Funktion ihre Berechtigung hat.
SharePoint
Für die Einbindung eines Reports in eine SharePoint-Seite, kann das Power BI Webpart verwendet werden.
Diese Einbindung eignet sich besonders, wenn eine SharePoint Team-Seite oder Projekt-Seite verwendet wird und z.B. einen Statusbericht oder Auslastung direkt auf der Startseite angezeigt werden sollte. Wichtig: Wenn jemand Zugriff auf die SharePoint-Seite hat, hat er nicht automatisch Zugriff auf den Report und somit auf die Ansicht im Webpart. Dieser muss entsprechend gesetzt werden.
Teams
Viele Projekte, Teams oder ganze Firmen organisieren sich mittlerweile in MS Teams. Während oft die Kommunikationsfunktionen von Chat oder Video-Calls genutzt werden, gibt es unzählige weitere Addins, welche in einen Teams Kanal eingebettet werden können. Ein solches Addin ist das Power BI Addin, welches als zusätzliches Tab/Register in den Kanal hinzugefügt werden können.
Zur Auswahl gibt es die Möglichkeit direkt den Link aus dem Power BI Service einzufügen oder einen bestehenden Report oder eine App zu wählen. Die Einbindung in MS Teams ist eine gute Möglichkeit, wenn sich viele Arbeitsschritte/Meetings bereits in Teams abspielen und z.B. ein Projekt-Report gleich im entsprechenden Kanal angezeigt werden sollte.
Power Apps
Während Power Point, Excel, SharePoint und Teams bei den meisten Anwender bekannt sind, ist Power Apps als Teil der Power Plattform etwas weniger verbreitet. Mit Power Apps lassen sich einfache (oder auch komplexere) Applikationen mit wenig oder ganz ohne Programmier-Kenntnisse implementieren (No-Code oder Low-Code). Siehe dazu auch unsere Power Plattform Blog-Serie.
Es gibt in Power BI ein Power App Visual, welches sich in einen Report einbinden lässt. Dieses ermöglicht es, Daten, welche im Report verwendet werden, zu editieren. Natürlich macht das nicht in allen Fällen Sinn. Klassisches Reporting analysiert unterliegende Daten und sollte entsprechende Erkenntnisse liefern. Es gibt aber Use Cases, bei denen es praktisch ist, wenn Daten angepasst werden können. Z.B. bei einer Projektplanung.
Power Automate
Mit Power Automate gibt es die zweite Funktion aus der Power Plattform, welche als Visual in Power BI eingebunden werden kann. Ehemals als “Flow” bekannt lassen sich durch Power Automate wiederkehrende Workflows automatisieren. In Power BI kann das Visual z.B. zum Versenden von Mails oder Erstellen eines SharePoint Items direkt aus dem Report heraus genutzt werden.
Hier zum Beispiel wird (rechts) für jedes Element in der Produktliste ein Mail mit vordefiniertem dynamischen Text aufbereitet und versendet. Die Workflow-Steps (links) definieren den Prozess.
Fazit
Power BI als Teil der Microsoft-Welt ist prädestiniert in seine “Geschwister-Applikationen” integriert zu werden. Je nach dem, wie eine Firma digital organisiert ist (z.B. mit SharePoint Sites oder Teams Channels), führt eine Integration dazu, dass kein Systembruch nötig ist. Gut zu wissen ist, dass Zugriffsberechtigungen immer eingehalten werden, egal in welcher Applikation man sich befindet. Die Daten und Reports bleiben im Power BI Service.