Wenn es um die Anschaffung einer Software für Business Intelligence (BI) und Reporting geht, steht man vor einer grossen Auswahl an BI-Tools. Die Wahl des richtigen BI-Tools ist zwar nicht die Lösung aller Reporting-Probleme, aber es kann einem das Leben erleichtern. Je nach dem gibt es strategische oder technologische Richtlinien, welche die Auswahl einschränken. Zum Beispiel ob es eine Cloud-Lösung sein darf oder nicht, ob ein spezifischer Technologie-Partner eingesetzt werden sollte oder ob man auf Self-Service BI setzen möchte. In diesem Beitrag geht es darum, das Bild eines modernen BI-Tools zu zeichnen, welche essentiellen Funktionen eine solche Software bieten muss und worauf vor allem KMU besonders achten sollten. Kurz: Was muss ein modernes BI-Tool können?
Was bedeutet “moderne” BI?
Mit BI- und Analytics-Plattformen wie Power BI oder Tableau haben sich vor einiger Zeit neue Applikationen im Bereich Reporting etabliert. Im Gegensatz dazu steht klassisches Reporting für periodische Berichte (z.B. Monatsreport), PDF-Reports oder statische Datenauszüge. Die Aufbereitung solcher Reports von unterschiedlichen Quellen (Datenbanken, Excel-Reports, Schnittstellen) ist oft aufwendig, auch bei einem hohen Automatisierungsgrad. Es ist keine Aktion oder Interaktivität von den Bezügern erforderlich. Die Informationen werden so konsumiert, wie sie geliefert werden.
Modernes Reporting setzt nun auf interaktive Reports. Je nach Zielgruppen werden unterschiedliche Dashboards zur Verfügung gestellt und Bezüger können vom Groben ins Detail tauchen, filtern oder gruppieren. Mit Self-Service BI können Anwender zudem einfach selbst Reports aus verfügbaren Datensets erstellen, ohne dabei auf die IT oder Analysten angewiesen zu sein. Je nach Datenanbindung sind Echtzeit-Analysen einfacher möglich als im klassischen Reporting, bei dem eine periodische Aufbereitung notwendig ist. Nicht nur, aber vor allem bei Cloud-Plattformen profitieren Anwender zudem von erweiterten Analytics-Funktionen aus dem Bereich “Machine Learning” (resp. künstlicher Intelligenz).
Mit den zielgruppen-orientierten Dashboards konzentriert sich modernes Reporting auf konkrete Fragestellungen aus dem Business, um diese mit Daten beantworten zu können. Das wäre theoretisch auch mit klassischem Reporting möglich. Mit den Funktionen von modernen BI-Tools ist das aber viel einfacher und vor allem flexibler, da sich die (Arbeits-)Welt von heute so schnell dreht, dass manuelle Umsetzungen kaum mithalten können.
Must-Have-Funktionen
Um diesem Reporting gerecht zu werden, bedarf es an ein paar Funktionen, die ein modernes BI-Tool bieten muss.
Datenintegration und Modellierung
Kein Unternehmen hält seine Daten in nur einem einzigen System. Deshalb ist eine der wichtigsten Anforderungen an eine moderne BI-Plattform die Möglichkeit, Daten von unterschiedlichen Quellen zu integrieren und zu kombinieren. So entsteht ein konsistentes Datenmodell und erlaubt darauf basierte Abfragen für unterschiedliche Stakeholder. Als Datenquellen sollten gängige Dateien, API oder Datenbanken verfügbar sein.
Visualisierungen
Das Kernstück der Applikation sind die Visualisierungen, also Barcharts, Liniendiagrammen, Tabellen, KPI, usw. Diagramme machen rohe Daten und komplexe Zusammenhänge schneller erfassbar. Gute Tools erlauben interaktive Elemente, Filter und Drilldown-Funktionen. Der Spieltrieb beim Eintauchen in die Daten ist einer der Erfolgsfaktoren von modernen BI-Tools. Wichtig ist dabei nicht, dass es 100 verschiedene Chart-Typen gibt, sondern die einfache und benutzerfreundliche Bedienung und Formatierungen von Kern-Diagrammen.
Zielgruppen und Rollen
Die Geschäftsleitung möchte andere Erkenntnisse aus den Daten ziehen als die Leitung Qualitätssicherung oder die Sales Abteilung. Somit werden Reports immer für eine Zielgruppe aufbereitet, auch bei gleicher Datengrundlage. Damit die richtigen Personen die richtigen Informationen sehen, sollte ein Rollenkonzept Zugriffe und Verantwortlichkeiten regeln. Eine moderne BI-Applikation sollte diese Anforderungen abdecken können und die Implementierung eines solchen Konzepts ermöglichen.
Kollaboration
Reports und Insights wollen kommuniziert werden. Deshalb sollte eine Analytics-Software die Möglichkeit bieten, durch Kollaborationsfunktionen Reports oder einzelne Grafiken zu teilen. Gemeinsame Workspaces oder gar Integrationen in gängige Kanäle (Websites, Messanger, Präsentation, usw.) runden den Dienst ab.
Self-Service
Self-Service-Funktionen ermöglichen es Fachanwendern, eigene Reports und Analysen zu erstellen, ohne auf technische Spezialisten angewiesen zu sein. Die Daten werden dabei von dedizierten Teams (Engineers, Analysts, IT) als sauberes Datenset oder Modell zur Verfügung gestellt. Die Anwender selbst können dann diese Daten nach belieben zusammenziehen und zu aussagekräftigen Visualisierungen formen. Um die technischen Grundlagen und Aufbereitung müssen sie sich nicht kümmern. Self-Service wird als die Krönung moderner BI angeschaut. Das Tool ist dabei nur ein Faktor, denn hier laufen alle anderen relevanten Themen wie Datenkultur, Governance, Kommunikation, Skills, etc. zusammen.
Aktualisierung
Das Ziel ist es, dass Dashboards und Reports automatisch aktualisiert werden, sodass manueller Aufwand entfällt. Das betrifft Echtzeit-Integrationen (Live-Daten), aber auch periodische Aktualisierungen. Ein modernes BI-Tool muss somit gewährleisten, dass der Datenzugriff (auch von Cloud-Lösungen auf On Prem-Daten) funktioniert.
Erweiterte Analytics
Gerade bei Cloud-Lösungen kann auf grosse Rechen-Power zurückgegriffen werden, was seit einigen Jahren die Möglichkeit gibt, ressourcen-intensive Berechnungen zu integrieren. Dies betrifft “Machine Learning” Methoden wie Prognosen, Szenarien oder statistische Modelle. Moderne KI-Funktionen werden immer häufiger integriert um automatisierte Antworten zu erhalten. Aber hier ist wie immer Vorsicht geboten. Die Antworten sind immer nur so gut wie die unterliegenden Daten, Magie kommt selten vor.
Was ist essenziell für KMU?
BI und Reporting ist für jede Firmengrösse sinnvoll, von Grosskonzernen bis zu kleinen Unternehmen. Denn Daten nutzen alle Firmen und die Möglichkeit, daraus Erkenntnisse zu gewinnen und Entscheidungen zu treffen, ist in jedem Bereich essenziell. Bei der Beschaffung eines BI-Tools und der Einführung einer modernen BI gibt es jedoch Unterschiede. Denn im Gegensatz zu Grossunternehmen verfügen KMU oft über weniger Ressourcen, sowohl im Team als auch im Budget und Prozesse sind weniger formalisiert. Deshalb empfehlen wir KMU folgende Punkte zu beachten:
- Einfachheit vor Komplexität: Es muss nicht die umfangreichste Software mit den “Fancy Features” sein, sondern eines, welches leicht einzuführen und zu bedienen ist. Der Rolls Royce sieht zwar toll aus, aber oft reicht auch ein effizienter Kompaktwagen 😉
- Think Big, Start Small: Erste aussagekräftige Auswertungen sollten in Wochen, nicht Monaten verfügbar sein. Ein iteratives Vorgehen empfiehlt sich um zu starten, zu lernen und auszubauen.
- Standard statt Individualentwicklung: Es gibt viele Best Practice, Templates und Standardfunktionen. Diese sind etabliert und sollten gerade von KMU wann immer möglich genutzt werden.
- Pragmatismus: Data Governance, Strategie und Kultur ist auch für KMU wichtig und darf nicht vernachlässigt werden. Aber KMU brauchen schlanke Prozesse und kurze Entscheidungswege, sonst kommen BI-Vorhaben nicht in die Gänge.
- SaaS-Lösungen: Keine eigene Server-Infrastruktur zu betreiben hilft einem KMU mit knappen Ressourcen. Installation, Updates und Wartung übernimmt der Anbieter. Der Vorteil ist oft auch die Skalierbarkeit, da die Kosten sich dem Wachstum anpassen (Pay-as-you-go-Modelle).
Fazit
Ein modernes BI-Tool hilft Unternehmen von statischen PDF- und Excel-Reports hin zu interaktiven, zielgruppenorientierten Dashboards zu kommen. Entscheidend sind dabei Funktionen wie saubere Datenintegration, benutzerfreundliche Visualisierungen oder klare Rollen- und Zielgruppenkonzepte. Für KMU gilt dabei besonders: Think Big, Start Small. Lieber ein übersichtliches, standardisiertes Tool wählen, mit dem sie klein und pragmatisch starten können, anstatt sich in komplexen Enterprise-Lösungen zu verlieren.
Auf der Suche nach einer europäischen Alternative zu Power BI & Co? Wir haben 8 BI-Tools aus Europa rausgesucht, die es sich lohnt, mal genauer anzuschauen.