Reporting mit Dashboards ablösen

Moderne Analytics Tools bieten eine Vielzahl an Funktionen, die ein Reporting mittels Dashboards ermöglichen. Lesen Sie hier wann und warum es sinnvoll ist, klassisches Reporting mit interaktiven Dashboards abzulösen.

Monthly und Quarterly Reports

Viele Unternehmen kennen es: Es ist Monats- oder Quartalsende und die Reports müssen so schnell wie möglich aufbereitet, generiert und versendet werden. Dabei fallen diverse Arbeiten an, die eine Auslieferung verzögern: Konsolidierung der unterliegenden Datenquellen, Korrekturen von Fehler oder Unvollständigkeiten, Durchführung mehrerer Testläufe und ab und zu macht einem auch noch die IT-Infrastruktur einen Strich durch die (Zeit-)Rechnung.

 

Ein paar dieser Punkte könnten verhindert oder zumindest minimiert werden, wenn ein klassisches Reporting mittels Dashboards abgelöst wird. Dashboards an sich sind nichts neues, jedoch können heutige Analytics Tools Daten benutzerfreundlicher bereitstellen und bieten weitere Funktionen und Möglichkeiten, welche im klassischen Reporting oft individuell programmiert werden müssten.

 

5 Gründe für interaktive Dashboards

Analytics Tools wie Power BI, Tableau oder Qlik (um nur die bekanntesten zu nennen) eröffnen die Möglichkeiten für Reporting in Dashboards. Warum das sinnvoll sein kann, zeigen wir mit fünf Gründen anhand von Power BI auf.

 

Kombination von Datenquellen

Ob einfache Excel-Dateien, ganze Datenbanken oder Webinhalte, die Vielfalt an möglichen Datenquellen ist riesig. Ein Reporting basiert selten auf nur einer Tabelle. In Power BI können diese eingebunden und modelliert werden.

Power BI Sourcen und Modellierung
Power BI: Auswahl der Datenquelle (links) und Modellierung der verwendeten Tabellen (rechts)

Relationale Verbindungen ermöglichen dann bei der Erstellung der Dashboards Daten aus den verschiedenen Quellen in einen Kontext zu setzen.

 

Zielgruppengerechte Dashboards

Bei einem Dashboard müssen die relevanten Informationen immer gleich ersichtlich sein. Ein Durchkämpfen durch Grafiken, die nicht von Bedeutung sind, sollte daher verhindert werden. Nun ist es allerdings so, dass gewisse Informationen für eine Person relevant sind, für eine andere jedoch nicht. Deshalb werden Dashboards immer der Zielgruppe gerecht aufgebaut. Die Daten und grundlegende Aufarbeitung sind die gleichen, die Präsentation jedoch ist auf den Personenkreis abgestimmt.

 

Früherkennungssystem

Sind die Dashboards einmal erstellt, dann «leben» sie weiter. Die darunterliegenden Daten ändern sich und mit ihnen die aufbereiteten Grafiken. Somit können Dashboards nicht nur als periodisches Reporting, sondern auch als Monitoring während der Berichts-Periode dienen. Natürlich ist das Resultat per Stichtag relevant und eine Publikation oftmals auch erst dann möglich (z.B. durch die Einbindung von Daten, die erst per Stichtag verfügbar sind). Bereits verfügbare (inhouse) Daten können jedoch in Echtzeit überwacht werden, sei das zur Erkennung von Trends oder zur Sicherstellung der Datenqualität. Alles was man schon vor dem Stichtag erkennt und bereinigt, führt zu einer schnelleren Publikation.

 

Kollaboration

Berichte und Dashboards können in Workspaces publiziert werden. Das können Abteilungen, Projektgruppen, Arbeitsgruppen, etc. sein. Im Sinne der Ablösung von klassischen Reports würden diese Workspaces die Verteilergruppen ersetzen. Der Vorteil solcher Workspaces sind erweiterte Kollaborationsmöglichkeiten. Je nach Einsatz gibt es Chat-Funktionen, Einbindung in Office 365 oder MS Teams.

 

Visual Analytics 

Ein Vorteil, der im klassischen Reporting mit PDF nicht umsetzbar ist, ist die interaktive Nutzung der Grafiken. Die Berichte können so aufgebaut werden, dass durch Klick auf einen Datenpunkt in einer Grafik, die anderen Grafiken darauf reagieren, z.B. durch Filtern der Daten.

Power BI Map mit Interaktivität
Power BI: Durch Klicken auf einen Staat in der Karte (Bsp. New York), werden die Grafiken auf der linken Seite entsprechend reduziert und man sieht, welchen Anteil der Staat in der Region bezogen auf Umsatz und Gewinn hat.

Mit solcher Interaktivität können die zugrunde liegenden Daten noch genauer analysiert werden und tiefere Insights sind möglich. Testen Sie die Dashboard-Funktionen hier gleich selbst aus.

 

Einfacher Start

Anhand von wenigen Punkten ist ersichtlich, dass es sich durchaus lohnen kann, klassisches inhouse Reporting abzulösen. Dabei müssen es nicht zwingend gleich die «grossen» Versände sein, die ersetzt werden können. Starten Sie klein und sammeln Sie Erfahrungen. In vielen Firmen gibt es Personen, die sich regelmässig Daten zusammensuchen, in Excel pivotieren und aufbereiten und diese Zeit lieber der Analyse widmen würden. Diese Tools können auch lokal genutzt werden, oftmals sogar kostenlos.

 

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