Process Mining: Vorgehen

Das unmittelbare Ziel von Process Mining ist es, gelebte Prozess aufgrund von Systemdaten zu modellieren und mögliches Verbesserungspotential aufzuzeigen. Das ist der erste Schritt im ganzen Zyklus der kontinuierlichen Prozessoptimierung. In einem Process Mining Projekt begegnet man immer wieder den Phasen «analyze – improve – monitor».

process mining vorgehen

Jede Phase beinhaltet verschiedene Schritte und löst die nächste Phase aus. Zyklisch heisst auch, dass es kein Abschluss im eigentlichen Sinn gibt. Prozesse leben mit den Menschen und dem Unternehmen mit und müssen in einem schnelllebigen Unternehmensumfeld angepasst werden können. Der Zyklus teilt sich in die nachfolgenden Phasen und ihrer Schritte ein.

Phase 1: Analysieren

In der ersten Phase geht es darum, die Ist-Situation aufzunehmen. Hier werden die eigentlichen «Data Mining» Arbeiten durchgeführt und es wird somit erkannt, wie ein Prozess effektiv gelebt wird. Folgende vier Schritte werden in dieser Phase abgedeckt:

Scope bestimmen

process mining scope

Es wird definiert, welcher Prozess analysiert werden muss und welche Systeme davon betroffen sind. Zusammen mit dem Prozess-Owner wird die Vergangenheit des Prozesses beleuchtet und Fragen geklärt. Hier wird bestimmt, was das Ziel des Projekts ist.

Daten extrahieren

process mining datenquellen

Nachdem klar ist, welcher Prozess analysiert werden soll und welche Daten dabei relevant sind, werden diese Daten aus den Quellsystemen für das Einbinden ins Process Mining Tool aufbereitet. Im Normalfall ist in diesem Schritt einiges an Daten Cleanup und Mapping gefordert, da ein Process Mining Tool Daten in einem bestimmten Format voraussetzt und die Datenquelle aus mehreren Systemen und Architekturen bestehen kann. Die Anbindung der Daten kann ein einmaliger Import oder eine direkte Anbindung sein – je nach Anforderung im Projekt und Möglichkeiten des Tools. Dieser Schritt ist vergleichbar mit dem «Extract and Transform» aus dem ETL-Prozess.

Daten verarbeiten

process mining daten verarbeiten

Der «Load» aus dem ETL-Prozess folgt nun im nächsten Schritt, in dem die verarbeitete Datenquelle ins Process Mining Tool eingebunden wird. Bevor die Detail-Analyse durchgeführt wird, sollten die Daten nochmals geprüft und validiert werden, am besten mit einer Prozess-verantwortlichen Person. Stimmt der Prozess in seiner High-Level Form, wie ihn das Process Mining Tool aufbereitet oder müssen die Datenquellen nochmals geprüft und allenfalls angepasst werden?

Mining und Analyse

process mining analyse

Das Herzstück des Projekts ist das eigentliche «Process Mining». Mittels Tools und Techniken werden die Prozessdaten bis in tiefste Detailebene analysiert. Hier werden nun Standarddurchläufe, Problemstellungen, Abweichungen und Spezialfälle identifiziert und Varianten validiert. Entspricht der gelebte Prozess der Soll-Vorgabe? Sind Abweichungen im Rahmen der Norm oder gar gerechtfertigt? Wie gut ist die Datenqualität und können daraus Rückschlüsse gezogen werden?

Phase 2: Verbessern

Am Ende der ersten Phase ist bekannt, wie ein Prozess tatsächlich gelebt wird. Entspricht dies voll und ganz den Erwartungen der Verantwortlichen, so kann die nächste Phase übersprungen werden. Denn nun geht es darum, auf Basis der Erkenntnisse Verbesserungspotential im Prozess aufzuzeigen und umzusetzen.

Verbesserung aufzeigen

process mining vebesserungen zeigen

In den meisten Fällen ergeben sich verschiedene Verbesserungspotentiale innerhalb eines Prozesses. Es kann auch bereits eine Erkenntnis sein, dass zuerst einmal die Datenqualität besser werden muss (z.B. ein einheitliches Tracking oder das Erfassen von zusätzlichen Daten), damit ein erneutes Process Mining auch aussagekräftigt wird. Es kann sein, dass ein Soll-Prozess nicht der Realität entspricht und die Praxiserfahrung in der Soll-Definition miteinbezogen werden müsste. Oder aber der Prozessdurchlauf, wie er in der Realität stattfindet ist an Stellen ineffizient und muss optimiert werden. Es kann sogar so weit kommen, dass gewisse Prozessschritte automatisiert werden können. Alle diese Punkte müssen mit den Prozess-Owner aufgenommen und besprochen werden.

Verbesserung umsetzen

process mining verbesserung umsetzen

Ist die Entscheidung getroffen, was verbessert werden muss, so ist nun der Zeitpunkt, dies zu tun. Die Änderung soll sowohl in dem Soll-Prozess dokumentiert als auch in den Systemen entsprechend umgesetzt werden. In den Prozess involvierte Mitarbeiter müssen über die Änderung informiert werden.

Phase 3: Überwachen

Oftmals endet ein Projekt nicht mit einer Analyse und möglicher Umsetzung. Die Firma lebt und mit ihr die Prozesse. Optimierungen müssen überwacht und periodisch wieder analysiert werden.

Umsetzung kommunizieren

process mining kommunikation

Prozessänderungen betreffen oftmals nicht nur direkt involvierte Mitarbeiter, sondern auch andere Abteilungen. Das Management und allenfalls eine Revision muss informiert werden, sodass Transparenz gewährleistet ist.

Prozess überwachen

Ein Monitoring erlaubt es nun zu messen, ob die Verbesserungen auch tatsächlich wirken. Einerseits zeigt ein Vorher-Nachher-Vergleich die unmittelbare Auswirkung. Andererseits kann mit einer direkten Anbindung des Process Mining Tools die Verbesserungen und der Gesamtprozess über die Zeit hinweg überwacht werden. Dies ermöglicht auch das Initiieren einer erneuten Analysephase und führt somit zu einer kontinuierlichen Prozessverbesserung.

Process Mining kann zwar als Einmal-Analyse eingesetzt werden, was bereits zu wichtigen Erkenntnissen und Verbesserungen führen kann. Die volle Power gewinnt man aber mit wiederkehrenden Analysen und Verbesserungen, sodass man jederzeit auf Änderungen im Unternehmen oder im Prozess reagieren kann.

 

Möchten Sie Process Mining in Ihrem Unternehmen nutzen, um durch Prozessoptimierung Kosten zu sparen? Hier finden Sie mehr Informationen zum Thema. Wir würden uns über einen Kontakt freuen.