Arbeit automatisieren mit Power Automate (Power Platform Teil 3)

In einer 4-teiligen Serie über die Microsoft Power Platform, möchten wir anhand eines Beispiels aufzeigen, welche Vorteile bereits für KMU ohne Big Data erzielt werden können, wenn neuste Technologien genutzt und kombiniert werden. Immer im Fokus sind Daten und die daraus resultierenden Möglichkeiten und Vorteile. Teil 3 der Serie: Automatisierung mit Power Automate.

Es war einmal ein Weinhändler…

Beat von DigitalWii kann dank Power BI und Power Apps nun auf Analysen zurückgreifen und die Mitarbeiter können die Daten auch mobil einsehen, bearbeiten und ergänzen. Viele Herausforderungen sind gemeistert. Wie bereits im zweiten Teil geschrieben, steht und fällt die Analyse der Daten mit der Datenqualität. Ein Wein, der letztes Jahr noch ein Höchstgenuss war, kann dieses Jahr den Zenit überschritten haben. Es muss möglich sein, dass automatisch eine Erinnerung von zu prüfenden Weinen erstellt wird, damit die gute Ausgangslage auch über Jahre hinweg hoch bleibt.

Aus Flow wurde Power Automate

Power Automate war bis zur Microsoft Ignite-Konferenz im November 2019 unter dem Produktnamen «Flow» bekannt. Mit dem Namenswechsel will Microsoft das Produkt stärker als Teil der Power-Plattform positionieren. Mit Power Automate lassen sich wiederkehrende Workflows automatisieren. Mit vielen Schnittstellen zu diversen anderen Tools (auch nicht Microsoft-Dienste) ermöglicht Power Automate die Gestaltung von Arbeitsabfolgen/Workflows und das automatische Starten durch zeitliche oder sonstige Auslöser, «damit Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können».

Der Dienst wurde jüngst um den «Power Automate Desktop» (PAD) erweitert, womit dieser Dienst auch Robotic Process Automation (PRA) Anforderungen abdeckt. Microsoft hatte bisher im RPA-Umfeld kein entsprechendes Produkt. RPA stellt eine Automatisierung von Prozessen rund um Desktop-Anwendungen (SAP, Excel,…) bereit, ohne dass hierfür etwas an den Anwendungen programmiert werden muss. Es lässt sich wohl am einfachsten als Windows-Marko sehen, da man einen Ablauf aufzeichnet (allenfalls feinjustiert) und das dann parametrisiert wieder abspielen kann.

Flows mit Daten verbinden

Damit nun die Datenqualität bei DigitalWii hoch bleibt, sollen die Weine periodisch überprüft werden. Ein Wein, der dieses Jahr noch gelagert werden sollte, kann nächstes Jahr seine Trinkreife erlangt haben. Damit diese Qualitätskontrolle nicht vergessen geht, soll monatlich eine Erinnerung mit den zu prüfenden Weinen versendet werden.

 

Mittels Power Automate lässt sich das bewerkstelligen. Wie im Bild sichtbar, kann eine solche Anforderung zusammengestellt werden, so dass (von oben nach unten) jeden Monat das Excel geöffnet wird, die fälligen Weine/Zeilen ausgewählt werden, eine HTML-Tabelle erstellt wird und diese in ein Mail verpackt wird.

Mittels Parameter und Formeln (Expressions) kann der Inhalt dynamisch gestaltet werden. Im «Send an email» sieht man, dass im Betreff und im Mailtext solche Ausdrücke und Variablen eingesetzt worden sind. Sobald das gespeichert wird, wird Power Automate diese Definition jeden Monat ausführen und dem Empfänger ein entsprechendes Mail wie unten sichtbar zustellen.

An dieser Stelle dennoch ein Wort zum Anforderungslevel für die Erstellung solcher Automatisierungen: Es mag sehr einfach aussehen, dennoch sind leichte Programmierkenntnisse von Vorteil. Beispielsweise speichert Excel ein Datumsfeld nicht wie eine SQL-Datenbank. Allgemein sollten Typenkonvertierungen, Arrays, ODATA-Filter oder Handhabung von REST-Schnittstellen bekannte Begriffe sein. Andernfalls steht man sehr früh an und kann nicht das volle Potential des Dienstes nutzen.

Weitere Anwendungsmöglichkeiten

Wie oben schon erwähnt, sind zuletzt die RPA-Möglichkeiten hinzugekommen. Hierfür wird ein stärkeres Abo benötigt, als die meisten von uns innerhalb von Office365 zur Verfügung haben. Aber auch ohne RPA-Möglichkeiten kann Power Automate noch einiges mehr bieten.

 

Das beschriebene Szenario mit der monatlichen Erinnerung kann schon nützlich sein. Interessant wird es, wenn mittels Power Automate die Funktionen von Power Apps erweitert werden. Nachfolgend ein kleiner Auszug an zur Verfügung stehenden Vorlagen, welche für eine Integration in Power Apps vorbereitet sind.

Natürlich gilt das genauso auch für Power BI aus dem ersten Teil dieser Serie. Auch hier kann auf Ereignisse in Power BI reagiert werden, wenn z.B. eine Kennzahl einen bestimmten Wert übersteigt kann automatisch ein Mail versendet werden. Weitere Ideen finden sich zu Hauff in den Vorlagen von Power Automate.

Wenn eine Vorlage passt, kann diese einfach übernommen werden. Es müssen dann nur die Verbindungen zu den Gegenstellen (Power App, PowerBI-Bericht, Twitter-Account, Excel-Datei, usw.) eingegeben werden und schon läuft auch diese Automatisierung, ohne dass man sich selbst mit der Ausgestaltung zu beschäftigen hat.

Fazit und Ausblick

Mittels Power Automate war es für Beat einfach möglich, die gestellte Automatisierungs-Anforderung umzusetzen. Die Daten werden nun systematisch kontrolliert und Erinnerungen werden versendet. Die vielen Schnittstellen ermöglichen hierbei noch weitaus mehr. Von einem vereinfachten Zugang zu den Wein-Daten sollen aber auch die Kunden profitieren können. Beat hat von Chatbots schon gelesen.

 

Im vierten und letzten Teil der «WineJourneys – Power Platform»-Serie zeigen wir einen möglichen Ansatz hierfür.