Datenerfassung mit Power Apps (Power Platform Teil 2)

In einer 4-teiligen Serie über die Microsoft Power Platform, möchten wir anhand eines Beispiels aufzeigen, welche Vorteile bereits für KMU ohne Big Data erzielt werden können, wenn neuste Technologien genutzt und kombiniert werden. Immer im Fokus sind Daten und die daraus resultierenden Möglichkeiten und Vorteile. Teil 2 der Serie: Datenerfassung mit Power Apps.

Power BI Teil der Power Platform

Es war einmal ein Weinhändler…

Wie im ersten Teil der Serie beschrieben, kann Beat von DigitalWii die Jahrgangsqualität und aktueller Trinkgenuss mittels Reports aus Power BI visuell darstellen und daraus Informationen und Trendanalysen beziehen. Die Analyse von Daten steht und fällt mit der unterliegenden Qualität. Es ist daher wichtig, dass die Daten stets aktuell und vollständig gepflegt werden. Da die Daten zentral abgelegen sind, müssen die Berater von DigitalWii einen einfachen Zugang erhalten, um möglichst effizient und unkompliziert Daten zu erfassen und zu aktualisieren.

Einfache Datenpflege mit Power Apps

Die zweite Komponente innerhalb der Power Platform ist die Entwicklungsumgebung Power Apps. Damit lassen sich einfache (oder auch komplexere) Applikationen mit wenig oder ganz ohne Programmier-Kenntnisse implementieren (No-Code oder Low-Code). Für unseren Fall der zentralen Wein-Jahrgangsdaten ist es eine ideale Lösung: Die App soll überschaubar sein, wird ausschliesslich innerhalb der Firma genutzt und sollte einen möglichst unkomplizierten Zugriff ermöglichen.

Power Apps Browser Version

Die Entwicklungsumgebung von Power Apps wird aus O365 gestartet und im Browser bearbeitet (es ist keine Desktop App nötig, aber verfügbar). Wie man im Bild sieht, arbeitet man in Power Apps sehr visuell mit Formen und Konfigurationen. An der ein oder anderen Stelle wird mal eine Formel oder Funktion benötigt (wie man es zum Beispiel von Excel kennt), was aber schlecht als Programmieren bezeichnet werden kann.

Das Resultat: Die App

Ist die Entwicklung abgeschlossen, wird die App publiziert und kann innerhalb der Firma den entsprechenden Personen zur Verfügung gestellt werden.

Power Apps Mobile App

Nach Installation der «Power Apps» App, werden die eigenen Apps verfügbar und können gestartet werden (Bild 1). In unserem Fall erlaubt eine Suche nun nach Ländern oder Weinregionen zu suchen. Je nach verwendeten Filtern kann nach einem bestimmten Jahrgang oder nach Rot-/Weissweinen gesucht werden (2) oder aber man lässt die Filter offen und vergleicht die Jahrgänge über die Zeit (3). Mit «Tap» auf einen Eintrag wird das Detailfenster geöffnet (4). Nun sind mehr Details ersichtlich und mit «Editieren» rechts oben können die Daten gleich angepasst werden. Das erlaubt den Beratern nun die Daten jederzeit einzusehen und aktuell zu halten.

Weitere Möglichkeiten

In unserer Wein-App können wir die Funktionalitäten relativ einfach halten. Das ist auch Sinn und Zweck von Power Apps; denn es sollten keine grosse und komplexe Webapplikationen damit entwickelt werden. Gerade aber für Firmen-interne Abläufe kann Power Apps Unterstützung bieten. Insbesondere dann, wenn die Kombination mit anderen Office 365 Applikationen gewünscht wird. Drei Beispiele:

  • Formulare: Einfache Formulare für den Endanwender «empfängt» Daten und speichert diese an einen gewünschten Ort, z.B. in MS Dynamics, Excel, SharePoint oder einer Datenbank.
  • Inspektionen: Aussendienstmitarbeiter können mittels Fotos Stichproben und Inspektionen aufnehmen und die App übernimmt den Rest. Netter Zusatz: Kombiniert mit automatischer Bilderkennung können die Fotos kategorisiert werden und weitere Aktionen auslösen.
  • Workflows: Ferienanträge, HR-Prozesse, Tickets – Power Apps eignet sich als Start von Firmen-eigenen Prozessen und Workflows

Fazit und Ausblick

Power Apps bietet einen einfachen und unkomplizierten Zugang für Mitarbeiter von DigitalWii die Daten komplett und aktuell zu halten. Die dadurch erreichte Datenqualität fördert wiederum die Analyse, die mit Power BI gemacht werden und die Erkenntnisse daran gewinnen an Aussagekraft. Als nächster Schritt möchte DigitalWii ein gewisses Level an Automation erreichen, um die Qualität der Daten und Prozesse zu optimieren.

 

Welche Optionen es hier gibt, zeigen wir in unserem dritten Beitrag der "WineJourney - Power Platform"-Serie.