Der Einstieg in Process Mining

Jedes Unternehmen ist interessiert daran, seine Prozesskosten zu senken und die Prozess-Durchlaufzeit zu optimieren. Klassischerweise starten hier Prozess-Analysen, welche durch Beobachtung, Interviews oder/und Fragebögen herauszufinden versuchen, die Prozesse effektiv gelebt werden. Solche Prozessanalysen sind aufwändig, können zugleich aber nur Aussagen über den beobachteten Zeitabschnitt machen.

 

Process Mining bietet hier eine Alternative: Prozessdaten werden mit spezifischen Methoden und Tools analysiert. Damit vergrössert sich der analysierte Zeitabschnitt auf den kompletten Zeitraum, für welchen man Daten hat. Aussagen und Analysen können so viel detaillierter gemacht werden: Saisonale Prozess-Varianten, Organisationsänderungen, Einführung neuer Tools usw. werden sichtbar.

 

Aber die dafür einzusetzenden Tools können mit ihren Lizenzkosten den Einstieg in Process Mining ins Stocken bringen: Wenn jährlich mittlere 5-stellige Beträge verlangt werden, müssen die Prozessoptimierungen dies mindestens kompensieren. 

Auswahl des Process Mining Werkzeugs

Nebst den kommerziellen Produkten gibt es auch Open Source Projekte. Da sich viele Universitäten mit dem Thema beschäftigen, werden die OS-Produkte auch entsprechend gepflegt und weiterentwickelt. Das ProM-Framework ist wohl der bekannteste Vertreter. ProM ist ein Projekt der Process Mining Group der Technischen Universität Eindhoven. Das kommerzielle Spin-Off der Gruppe ist Fluxicon

Disco (oder ProM) ist ein sehr leistungsstarkes Tool, solange man Process Mining als Einzelperson betreibt. Sobald aber Datenquellen erst aufbereitet werden müssen, spezifische Sachverhalte in Dashboards abgebildet werden sollen und Prozessowner Prozesse permanent überwachen wollen, oder Process Mining generell als Team betrieben wird, sind die Grenzen von Disco/ProM erreicht.

 

Die führende Analytics- und BI-Plattform von Microsoft – Power BI – deckt die genannten Bedürfnisse ideal ab: Datenquellen anzubinden ist mit über 300 Konnektoren kein Problem, auch die Aufbereitung der Daten ist integrierter Bestandteil von Power BI. Dashboards sind die Kernfunktion der Lösung und damit auch ein Monitoring. Für Process Mining hingegen benötigen wir spezielle Ansichten, welche mit den Standard-Visuals nicht vollständig abgedeckt werden können.

Die Power BI Ausgangslage

Standardmässig kommt Power BI bereits mit vielen Visuals daher. Allfällig fehlende Visuals lassen sich von Microsofts AppSource laden, einer Plattform für Produkterweiterungen für Dynamics 365, Microsoft 365, Power Apps und eben Power BI. Der Zugang ist entweder via Browser oder auch direkt aus Power BI heraus möglich. Verschiedene Hersteller bieten darauf nebst wirklichen Gratis-Elementen Anbindungen zu ihren eigenen Produkten oder Testversionen ihrer Power BI Erweiterungen an. Insofern sollten die Details der einzelnen Komponenten genau studiert werden, bevor ein produktiver Einsatz gestartet wird und man später von möglichen Restriktionen eingeholt wird.

Für Process Mining benötigt man die Möglichkeit, ein Prozessmodell darzustellen. Ein Prozessmodell ist der Kern einer jeden Process Mining Software (auch im Bild von ProM sichtbar). Die Modelle zeigen die verschiedenen Prozessvarianten und erlauben pro Prozess-Schritt die Darstellung von Anzahl Cases, durchschnittlicher Durchlaufzeit oder sonstigen Kennzahlen.

Process Mining für Power BI

Wer auf AppSource etwas stöbert, findet schnell den Prozess-Explorer «PAFnow Process Mining». Dieses Visual liefert genau das Kernelement für Power BI, damit Process Mining möglich wird. Wie erwähnt sollte aber genau gelesen werden, was das ist: es ist die eingeschränkte Gratis-Version des kommerziellen Produkts. Die Restriktionen müssen in dem Fall aber kein No-Go sein. Die Grenzen der Gratis-Version liegen bei 30’000 Ereignissen und maximal 30 verschiedene Prozess-Aktivitäten. Wer nur mal testen will, ob seine Prozessdaten überhaupt Resultate liefern, kann damit gut starten. Denn mit 30’000 Ereignissen lassen sich doch schon erste Analysen von Prozessen durchführen. Auch 30 verschiedene Prozess-Schritte decken wohl viele Prozesse ab.

Das Bild zeigt den Prozess eines Tickets-Systems. Die Restriktionen der Gratis-Version konnten eingehalten werden, indem der auszuwertende Zeitraum entsprechend verkleinert wurde. Dennoch verblieben über 3500 Tickets für die Auswertung. Zusammen mit den Möglichkeiten von Power BI können damit erste Erkenntnisse in den Prozessen gewonnen werden.

Mehr Erkenntnisse mit der Vollversion

Der PAF Prozess-Explorer macht bei gewissen Klicks keinen Heel daraus, dass dies eine eingeschränkte Gratis-Version ist. Die Restriktionen der Gratisversion fallen mit der Vollversion PAFnow PRO. Die Lizenz beinhaltet nicht nur das uneingeschränkte Visual, sondern auch einen Power BI Berichttemplate.

Die PRO-Version erlaubt schon viele Analysen und Aussagen über einen Prozess. Sobald aber “Warum”-Fragen zu Prozessvarianten auftauchen, helfen die Visuals und der Berichttemplate der PREMIUM-Version weiter. Mit der PREMIUM Lizenz können Prozessdaten noch stärker analysiert und Varianten untereinander verglichen werden.

Der Berichttemplate ist dabei ein Mix aus PAF-Visuals und Power BI Standard-Visuals. Diese Report-Vorlagen lassen sich aber komplett den eigenen Bedürfnissen anpassen - so wie man es von Power BI nicht anders kennt.

Ein sicherer erster Schritt

Jedes Unternehmen, das Prozesskosten senken und Prozessdurchlaufzeiten reduzieren will, sollte sich Process Mining genauer ansehen. Die Lizenzkosten der dafür notwendigen Tools sollten aber verhältnismässig sein. Der Weg über Power BI bietet aber eine sehr attraktive Variante: Die Gratis-Version von PAFnow erlaubt erste Einblicke in die eigenen Prozessdaten. Zugleich verbaut man sich nicht den Weg in künftige Anforderungen wie Verwendung mehrerer Datenquellen für ein Prozess, teamorientierte Prozessanalysen oder ein permanentes Monitoring.

 

Wenn Sie mehr über Prozess Mining, den verfügbaren Tools oder konkret PAFnow wissen möchten, freuen wir uns von Ihnen zu hören.