Der erste Prozess für Process Mining

Process Mining ist ein äusserst interessantes Werkzeug, um besser zu verstehen, wie die eigenen Prozesse im Unternehmen gelebt werden, sowie das vorhandene Optimierungspotential zu identifizieren. Mittels einem Proof-of-Concept (PoC) lässt sich diese Methodik ideal im eigenen Unternehmen mit echten Daten testen. Damit lässt sich zugleich aber auch erkennen, wie fit das Unternehmen für einen solchen datenbasierten Ansatz ist: Das vorhandene Mitarbeiter-Knowhow, sowie die Akzeptanz für diese emotionslos-transparente Prozessanalyse.

  

Aber wie wählt man den ersten Prozess für solch einen PoC aus? Das Ergebnis soll Optimierungspotential aufzeigen, Rückschlüsse auf die Anwendbarkeit von Process Mining auf andere Prozesse zulassen und innerhalb eines normalen Projektumfangs umsetzbar sein.

Prozess-Struktur eines Unternehmens

Die Prozesslandkarte eines Unternehmens umfasst verschiedene Management-, Kern- und Unterstützungs-Prozesse. In dieser Prozesslandkarte nun einfach einen Prozess auszuwählen, klingt naheliegend. Das kann auch eine wirkliche Option sein. Aber es sollten dennoch die Abhängigkeiten zu den anderen Prozessen analysiert werden.

Beispiel einer Prozesslandkarte
Beispiel einer Prozesslandkarte

Es kann ein Support-Prozess, wie zum Beispiel die Kreditoren-Verbuchung, angegangen werden. Es ist aber möglich, dass dieser Support-Prozess in diversen Kernprozessen verwendet wird, womit eine isolierte Prozessanalyse dieses einen Prozesses nicht möglich ist und er im Kontext der jeweiligen Kernprozesses betrachtet werden muss. Da es möglich ist, dass sich die Kreditoren-Verbuchungen bei den unterschiedlichen Kernprozessen unterschiedlich ablaufen.

 

Die Prozessstruktur des eigenen Unternehmens muss somit bei der Auswahl des ersten Prozesses mitberücksichtigt werden, damit während dem eigentlichen Process Mining die unterschiedlichen Einflüsse gerecht bewertet werden, Abweichungen oder Engpässe korrekt interpretiert und schlussendlich das Optimierungspotential richtig eingeschätzt wird.

Bewertung der Prozesse

Nicht jeder Prozess im Unternehmen hat die gleiche Wichtigkeit. Es macht also Sinn, zu überprüfen, ob ein Prozess die nötige Relevant im Unternehmen hat, optimiert zu werden. Eine erste Bewertung der Prozesse kann in einer Bedeutungsmatrix erfolgen:

Bedeutungsmatrix in Anlehnung an McFarlan et al. (1983)
Bedeutungsmatrix in Anlehnung an McFarlan et al. (1983)

Prozesse, die heute eine geringe strategische Bedeutung haben und auch zukünftig nicht wichtiger werden, können natürlich auch optimiert werden. Dann sind aber wohl eher nur die Prozesskosten im Fokus. Wenn Prozesse heute eine sehr hohe Bedeutung im Unternehmen haben, aber zukünftig nicht mehr, kann eine Prozessoptimierung ebenfalls die laufenden Kosten verringern, es ist aber keine langfristig-nachhaltige Optimierung. Interessanter wird es bei Prozessen, welche heute noch eine geringe Bedeutung haben, aber zukünftig sehr wichtig werden. Digitalisierung-Vorhaben könnten vorhandenen Prozesse eine stärkere Bedeutung zugestehen. Genauso auch heute schon sehr wichtige Prozesse, welche auch künftig eine hohe Bedeutung haben, sollten unbedingt in Betracht gezogen werden.

 

Prozesse haben immer auch einen Kundenfokus. Somit lässt sich aus der nachfolgenden Matrix, welche die Bedeutung für den Kunden gegenüber dem Einfluss auf den Unternehmenserfolg aufzeigt, eine Entscheidungsgrundlage für die Prozessauswahl erstellen:

Kritische Prozesse nach Vahs (2019)
Kritische Prozesse nach Vahs (2019)

Die kritischen Prozesse - also jene, welche eine sehr hohe Bedeutung für den Kunden haben als auch einen grossen Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben - geniessen eine höhere Priorität.

Problemstellungen vorhanden

Gerade für einen Proof-of-Concept sind Prozesse besser geeignet, bei welchen gewisse Problemstellungen bekannt sind. Wenn Fragestellungen oder Auffälligkeiten bei einem Prozess schon bekannt sind, lässt sich einfacher und schneller in ein Process Mining starten. Bereits bekannte Problemstellungen lassen alle PoC-Beteiligten fokussierter nach Ursachen suchen und Theorien analysieren.

 

Vorhandene Problem- oder Fragestellungen erleichtern nicht nur den Einstieg, sondern können auch einen positiven Einfluss auf die Motivation des ganzen Projektteams haben, da eine erfolgreiche Ursachen-Identifikation die Problemlösung einen entscheidenden Schritt weiterbringt.

IT-Unterstützungsgrad eines Prozesses

Ein Prozess kann noch so wichtig sein oder werden, in seinem Umfang eine ideale Abgrenzung vorweisen und vielleicht auch schon bekannte Probleme oder Fragestellungen besitzen: solange der Prozess nicht IT-gestützt abläuft, kann kein Process Mining durchgeführt werden! Process Mining ist eine datenbasierte Prozessanalyse. Ohne ausreichend Daten kann keine Analyse erfolgen. Es ist somit auch zu prüfen, welche Prozesse wie gut durch IT-Werkzeuge unterstützt wird.

 

Ein Ticketsystem als Beispiel lässt sich viel besser analysieren als eine Post-it-basierte Auftragsabwicklung. Nur was digital erfasst wird, kann auch ausgewertet werden. Wenn ein Prozess “digitale Lücken” aufweist, weil Teilschritte nicht elektronisch erfasst werden, werden diese Arbeitsschritte nicht tiefer analysiert werden können.

Die erste Wahl

Mit einem Proof-of-Concept will man die Anwendbarkeit einer Methodik oder eines Werkzeuges im eigenen Unternehmen testen. Im Fall von Process Mining sollte daher die Wahl des ersten Prozesses gut gewählt werden:

  • Wenn ein Prozess wenige Abhängigkeiten und damit per Definition schon weniger Varianten aufweisen sollte, wird die Analyse einfacher und kostengünstiger.
  • Wenn ein Prozess komplett elektronisch protokolliert wird (über ein oder mehrere IT-Werkzeuge hinweg), kann eine Analyse oft tiefere Einblicke schaffen (die Tiefe des Protokollierungsgrad ist entscheidend).
  • Wenn bei einem Prozess schon bekannte Probleme oder Fragestellungen bekannt sind, kann Process Mining schneller Antworten liefern, da fokussierter nach spezifischen Ursachen gesucht werden kann.  
  • Und wenn eher kritische oder/und bedeutende Prozesse analysiert werden, wird die Analyse-Motivation sicher höher sein, und das erkannte Optimierungspotential mit höherer Priorität weiterverfolgt.

 

 

Mit den oben genannten Überlegungen und Bewertungen konnten wir hoffentlich aufzeigen, dass die Prozessauswahl für einen PoC wie auch in einem späteren Process Mining Betrieb gut bedacht und vorbereitet werden soll. Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrem ersten Process Mining Vorhaben.

Autor: Adrian Bucher